« 27 »  03  20 15 г.




Документооборот входящих документов

Документооборот Под документооборотом понимается движение документов в учреждении с момента их получения или создания до документооборот входящих документов исполнения, отправки или сдачи в архив. Сюда включают операции приема, распределения, регистрации, контроля исполнения, выдачи справок, формирования дел, предархивной обработки, хранения использования документов. От правильной, документооборот входящих документов организации документооборота зависят быстрота документооборот входящих документов документа, оперативность решения затронутого в нем вопроса, равномерность нагрузки подразделений и должностных лиц. Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией. В документационном обеспечении предприятия можно выделить три основных группы документов: входящие документы документооборот входящих документовисходящие документы отправляемыевнутренние документы. Документооборот входящих документов может проводиться документооборот входящих документов всех групп документов, прежде всего для документооборот входящих документов документов. Многие предприятия не ведут регистрацию внутренних документов. Работа по исполнению и контролю исполнения документов охватывает внутренние, входящие документы и только, как исключение, исходящие. Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции, кроме входящих документов, которые, за редким исключением, не передаются на архивное хранение. Для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на предприятии разрабатывается инструкция по делопроизводству, которая содержит образцы правильно оформленных документов и правила работы с ними. Прием и обработка входящих документов осуществляется секретарем— референтом. Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности доставки писем. Вскрываются все конверты, за исключением личной корреспонденции с пометкой «лично». Затем проверяется правильность адресования вложенного в конверт документа, количество листов документа, наличие приложений к ним. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель письма и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание». Конверты, как правило, уничтожают, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно документооборот входящих документов адрес отправителя, дату отправки и дату поступления или когда на конверте имеются пометки «конфиденциально», «срочно». Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые документы. На регистрируемых документах проставляется входящий номер, дата поступления документа в организацию. Далее входящие документы направляются документооборот входящих документов. Руководителю предприятия передаются на рассмотрение наиболее важные и срочные, из поступивших, документы. При предварительном рассмотрении документооборот входящих документов также, не нуждаются ли документы, передаваемые руководителю, в подборе дополнительных материалов: предыдущей переписки, контрактов, нормативных документов и т. Эти документы подбираются секретарем-референтом и передаются вместе с входящим документом руководителю предприятия. Без предварительного рассмотрения передаются по документооборот входящих документов документы, адресованные структурному подразделению или конкретно работнику фирмы. Руководитель предприятия рассматривает входящий документ и с резолюцией, документооборот входящих документов его решение и реальные сроки исполнения, направляет исполнителю через секретаря. Секретарь вносит резолюцию в регистрационный журнал. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то документ передается первому в списке, который считается ответственным исполнителем. Исполнитель, работая с документом, готовит ответ, который направляется руководителю на подпись вместе с сопроводительными материалами, которые использовались документооборот входящих документов подготовке ответа. Секретарь при необходимости осуществляет контроль за исполнением входящего документа. Секретарь получает от исполнителя инициативное письмо и помещает его в соответствующее дело для дальнейшего хранения использования, а ответ направляет адресату. Отправляемые из фирмы документы называются исходящими документами. Проект исходящего документа составляется и оформляется исполнителем, а секретарь проверяет правильность его оформления. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов, составляемых в одном экземпляре. Подготовленный проект исходящего документа документооборот входящих документов на подпись руководителю. Вместе с ним могут быть переданы другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа инициативные письма, контракты, акты, нормативные документы ит. Руководитель может внести какие-либо изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю. После подписания руководителем двух экземпляров документ регистрируется секретарем. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов». Зарегистрированный документ отправляется в тот же день адресату. При отправке документа необходимо сверить адрес получателя на письме и на конверте. Копийный экземпляр отправляемого документа и единственный экземпляр факса подшивается в дело с перепиской. Для регистрации входящих исходящих документов с помощью персонального компьютера можно использовать те же графы регистрационного журнала. Внутренние документы документооборот входящих документов это документы, которые готовятся, оформляются исполняются в пределах самой организации учрежденияв соответствии с внутренними правилами разработки документов. К внутренним документам относятся: заявления, акты, протоколы, докладные и объяснительные записки и т. Работа с внутренними документами осуществляется следующим образом: 1 составление проекта документа исполнителем; 2 проверка правильности оформления проекта документа; 3 подписание документа руководителем утверждение, в необходимых случаях ; 4 регистрация документа; 5 передача документа исполнителю; 6 исполнение документа; 7 контроль исполнения документа; документооборот входящих документов подшивка исполненного документа документооборот входящих документов дело. Завершающими стадиями работы с внутренними документами является: использование в справочно-информационной работе от1 года до 3 лет и определение дальнейшего срока хранения экспертизы ценности документов. В результате решения экспертной комиссии предприятия внутренние документы могут использоваться в справочно-информационной работе службы делопроизводства более трех лет или могут быть переданы в архив, или уничтожены. Это фиксация факта создания документооборот входящих документов или его получения, путем присвоения документу регистрационного номера индекса документооборот входящих документов записи сведений о нем в регистрационный журнал. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля. Каждый документ должен регистрироваться в данном предприятии только один раз. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние документы — в день подписания. Существует несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная, смешанная. Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации документов, т. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации. Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения, т. С учетом специфики предприятия может использоваться смешанная система регистрации документов, когда часть документов регистрируется централизованно, а часть документооборот входящих документов — децентрализованно, в структурных подразделениях. На небольших предприятиях чаще всего применяется централизованная система регистрации. При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров индексов документам. Существуют три основных вида регистрации документов: 1 карточная система регистрации документа; 2 журнальная система регистрации документа; 3 компьютерная система регистрации документа.




Кирилл Сорокин